【Tips】毎月おなじタスクをPlannerに自動で作成する方法

毎月おなじタスクをPlannerに自動で作成する方法をご紹介します。

 

PlannerのTeams連携はこちらの記事をご参照ください。

wakanakbb.hatenablog.com

 

 

 

 

全体像

Power Automateを使用してPlannerの作成を自動化します。

こちらが全体像です。

f:id:wakanakbb1027:20200528205104p:plain

 

 Share Pointでタスクリストを作る

Share Pointでリストを作成します。

期日は、たとえば毎月3日までに対応するタスクは「3」と入力します。

f:id:wakanakbb1027:20200528205609p:plain

 

 

 Power AutomateのFlowを作成する

Power Automateの全体像はこのような感じです。

毎月20日になったら、翌月のタスクリストを作成するように組んでいます。

Intervalを1、FrequencyをMonth、Start timeを✖✖月20日としています。

Timeの書式はyyyy-MM-ddThh:mm:ssです。

f:id:wakanakbb1027:20200528205840p:plain

 

次にShare PointのGet itemsで、作成したリストを選択します。

f:id:wakanakbb1027:20200528210435p:plain

 

次にPlannerのCreate a bucketで新しいバケットを作ります。

見本では「月次タスク」という名前のバケットを作っています。

f:id:wakanakbb1027:20200528210630p:plain

 

Apply to eachでShare PointのValueを引っぱってきます。

Plannerのタスクを作成する前にConver time zone2を挟んで期日をPlannerに合わせて変換してから、PlannerのCreate a taskで下図のとおり値を選択します。

f:id:wakanakbb1027:20200528210923p:plain

 

Convert time zone 2がややこしいので詳細をご説明します。

ここではタスクの期日を変換しています。

 

まず、ExpressionのgetFutureTimeで月数を+1します。

formatDateTime(getFutureTime(1,‘Month’),‘yyyy-MM-‘)

これは、毎月20日翌月のタスクリストを作るためです。

 

そこにShare Pointから引っぱってきた期日”dd”を並べてBase Timeとします。

 

それをPlannerの書式に合わせて

yyyy-MM-ddTHH:mm:ssZ

に変換します。

 

これで完成です!

次月からは毎月20日なると勝手にタスクリストが作成されています。

 

 

苦労した点

わたしはプログラマーでも何でもないので、最初はどの順番でどうやってプログラムを組んでいけばいいか全く分からなくて、こちらのブログを参考にしました。

もくだいさんのOffice365至高のレシピ

https://mokudai.jp/knowledge-base/power-automate/added-monthly-to-do-list-every-month-in-flow/

 

このブログを拝見して、プログラムをどんな風に組み立てるのか?といった基本的な「システム思考」がおぼろげながら分かった気がします。

 

とは言え、似て非なるものを作ろうとしているので何度も行き詰りました。

「あたらしいバケットを作る」というのも何度もエラーを繰り返した上で出てきたアイディアです。「期日」も書式設定が難しくて、途中にConvertをかます方法にたどり着くまでに試行錯誤しました。

 

仕事の効率化の一環で自動化に取り組んでみたのですが、

なんとかフォーマット化してチームに広めることができました。

プログラムにも柔軟なアイディアが必要なんだ!と分かったことが一番の気づきでした。世の中のプログラマーの方を改めてすごいな!と感心しました。

 

 

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