見やすいExcel表を作ることは、チーム全体の作業効率も高める。

引き続き、エクセルで見やすい表を作る方法を模索しています。

 

こちらの本で表の作成についてのお作法はかなり勉強できました。

例えばこの記事に書いた通り、縦線を使わないなどです。他にも細かいルールがたくさん載っていますので、気になる方は是非読んでみてください。

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本の中に情報は過不足なく記載するというお作法が載っていました。細かい言い回しは違ったと思いますが、あんまり細かく色々な情報を書きすぎては表が見づらくなるし、かといって、シンプルにしようとするがあまり情報を端折ってしまうと項目のつながりが分からない、ということです。

 

例えばこんなふうです。

 

・情報が不足している表

　店舗数　xx店舗

　売上　　xxx円

 

・情報が過不足なく記載されている表

　店舗数　　　xx店舗

　売上／店舗　xx円

　売上　　　　xxx円

 

上の表は店舗数と売上の関連がよくわかりませんが、下の表では店舗数が何店舗あって一店舗当たりの売上がいくらなので店舗数×一店舗当たりの売上＝売上高になるという計算の流れが分かります。

これを意識して書けば、他人にもぱっと見てわかりやすい表になります。

 

昨日会社の人に私の作った表を見てもらう機会がありました。お作法を知る前に作った表でバッサリとわかりにくいという批評でした（無念…）。

無理矢理一つの表にすべての情報を詰め込まず、思い切ってシートを分けてみるといいとアドバイスいただきました。スクロールをしなくても、全体像が把握できる程度に情報を収めるといいとのことです。今日早速試してみたところ、今までで一番わかりやすい表が出来たように思います。

 

分かりやすい表を作るというのは、自身の技術向上だけでなく、チーム全体の業務効率の改善にも役に立つと考えています。解読に時間のかかる表を作ってしまうとそれを読み解くチームメイトや上司の負担になるからです。